Первое, о чем стоит знать каждому админу - есть такая функция, как скрыть сообщение, в этом случае сообщение становится невидимым для всех, кроме определенных групп, в нашем случае это админы (ну и модераторы наверное тоже)... Если вы хотите добавить какой-то комментарий, но чтобы его не видели другие или удалить ругань\рекламу\что-то типо полезное от общих глаз, но оставить эту информацию для себя\других админов - в Модерации сообщений выбираем скрыть, тыкаем галочки на нужных сообщениях, и рядом с опциями модерации тыкаем на кнопку "Отмеченные"... Пример скрытого сообщения смотреть ниже...
Кстати с темами можно делать тоже самое...